11 06 2020

Переваги систем електронного документообігу

Переваги систем електронного документообігу
Бізнес-процеси на підприємствах дуже складні і масштабні, для підвищення ефективності мають значення етапи підготовки та структуроване зберігання документів, збереження проміжних версій документів і версійний контроль. Не менш значиму роль відіграє організація пошуку інформації та забезпечення оперативного доступу до необхідної та актуальної інформації, повідомлення всім зацікавленим особам про зміни в документації, і, звичайно проектне узгодження.

Система автоматизації документообігу від компанії Almexecm - рішення для управління документацією підприємства, яке здатне забезпечити оптимізацію процесів, скоротити витрати на виробництво документації, підвищивши при цьому якість цієї документації та точність інформації, що міститься в ній.

В результаті підприємство отримає підвищення продуктивності і ефективності бізнес-процесів, економію часу і коштів на ведення документообігу. Що призведе до зростання прибутковості підприємства. Ухвалення оперативних рішень, і скорочення часу на узгодження, позитивно позначаться на іміджі компанії, що природно одразу ж позначиться на зростанні кількості замовників.

Система автоматизації документообігу сприймалася як частина фантастичного роману, сьогодні ж все більше передових підприємств сприймають необхідність автоматизації, використовуючи такі системи, як належне.

Проблеми впровадження

Електронний документообіг може бути успішно впроваджений на будь-якому підприємстві. Однак деякі компанії відмовляються від СЕД. Причина - недостатньо серйозне ставлення до вибору системи електронного документообігу.

Серед використовуваних підприємствами сьогодні систем багато розроблялися для конкретних цілей і спочатку мали вузьку спеціалізацію, наприклад програма для роботи з електронною поштою або з короткими миттєвими повідомленнями, інструмент для автоматизації канцелярії або база для ведення архівів. Згодом функціонал цих продуктів допрацьовувався і розширювався, щоб задовольнити вимогам ринку. Однак спочатку, при створенні цих програм, подібна зміна функціональності не було передбачено, тому створені подібним чином системи, не завжди гідної якості і в них чітко простежуються сліди бухгалтерських інструментів, або інструментів архіваріуса. Такі СЕД застосовувати досить небезпечно і дуже незручно.

Існує кілька більш зручний і безпечний варіант - коли функціональність збільшується за рахунок комбінування окремих підсистем таких, як підсистеми:

- автоматизації діловодства;
- електронний архів документів;
- зберігання образів паперових документів;
- маршрутизації документів;
- комплексної автоматизації бізнес-процесів.

Програмні та апаратні ресурси

Потрібно заздалегідь уточнити, які програмні ресурси будуть необхідні для коректної роботи СЕД, і обговорити питання придбання і ліцензування цих продуктів. З апаратними ресурсами проблем зазвичай не виникає.

Перше і основне - операційна система. Швидше за все, вона буде різна для сервера і клієнтської частини, уточніть, чи працює даний продукт на вже встановлених операційних системах. Дізнайтеся, яка система управління базами даних необхідна для роботи з обраної СЕД. Не забудьте з'ясувати сумісність документів, вже існуючих офісних пакетів з тими, з якими працює клієнтське місце.
Интересные материалы читать все
Вакуумні апарати широко використовуються в промисловому секторі. Їх принцип дії заснований на створенні високої сили вакууму, яка..
Вакуумне обладнання: основні різновиди, переваги застосування
iPhone по праву називають культовим пристроєм. Поява цього дітища Apple ознаменувала прорив у сфері виробництва цифрових..
Особливості ремонту iPhone
Green Card дає дозвіл постійно жити і працювати в США. Якщо звичайна віза обмежує термін перебування в країні певними часовими..
Що таке Green Card?
Кава - найпопулярніший напій у всьому світі, тому кавовий бізнес буде завжди затребуваним. Ми п'ємо підбадьорливий напій вдома,..
Як вибрати професійну кавомашину?